Automatisering van het verwerken en bewerken van documenten voor notariskantoren

Het kantoor heeft 15 medewerkers en is werkzaam als notariskantoor. De medewerkers belast met de administratie worden dagelijks geconfronteerd met het handmatig verwerken van veel documenten. Ze moeten documenten verzamelen en valideren, zoals identiteitskaarten, akten, verklaringen van erfrecht, bankafschriften, huwelijkscontracten, erfpachtcontracten, verzekeringscontracten, etc. Gemiddeld handelen ze 200 documenten per dag af.

Uitdagingen:
De organisatie werd geconfronteerd met een groot aantal handmatige taken, voornamelijk met een afhankelijkheid van de cliëntzijde. De meeste gevallen vereisen aanzienlijke inspanningen van de cliënt. Dit kan betekenen dat de cliënt bepaalde formulieren moet invullen en/of specifieke documenten moet verstrekken, zoals een identiteitsbewijs. Het beheren van dit proces (aanvragen, verwerken, verifiëren van documenten, enz.) vergt veel tijd van de betrokken personen. Andere voorbeelden van taken die medewerkers bezighouden zijn onder andere:

• Het verzenden van e-mails naar personen om documenten op te vragen voordat een dossier wordt geopend voor nalatenschap, de verkoop van een woning, een echtscheiding, enz.
• Telefoongesprekken voeren om personen eraan te herinneren actie te ondernemen en de gevraagde documenten en informatie te leveren.
• Het verzamelen van documenten via e-mails, maar ook via de post of persoonlijke bezorging door cliënten.
• Het openen van die documenten (e-mails + pdf-bijlagen of papieren fotokopieën via de post).
• Controleren van de geldigheid van het type documenten.
• Het omzetten van niet-pdf-documenten naar pdf-documenten.
• Het samenvoegen van afzonderlijke bestanden tot één enkel document (bijv. 4 aparte pagina’s van 1 trouwcontract).
• Het hernoemen van de documenten volgens de interne naamgeving (bijv. documenttype_notaris_datum_klantnaam.pdf).

Oplossing:
Het notariskantoor maakt nu gebruik van het online CheckHub-platform. Van daaruit worden alle benodigde documenten op digitale en geautomatiseerde wijze verzameld en verwerkt. Alle handmatige taken worden geëlimineerd of tot een absoluut minimum beperkt. Het notariskantoor kan de tijd die nodig is om een dossier af te ronden verminderen en bespaart tot 50% van de tijd die wordt besteed aan administratieve taken. Bovendien wordt de ervaring van de klanten ook verbeterd.

Resultaten:
Met CheckHub wordt de oplossing geboden voor volledig geautomatiseerde verwerking van documenten, wat leidt tot de volgende resultaten:

• Een totale tijdsbesparing van 50%.
• Alle verzoeken voor documenten worden geautomatiseerd per e-mail en sms.
• Alle herinneringen worden geautomatiseerd per sms en e-mails.
• Geautomatiseerde validatie van de documenten.
• Alle documenten zijn beschikbaar en beveiligd via het platform van CheckHub.