Slimme Formulieren Maken en Delen
Als onderdeel van onze voortdurende toewijding aan het creëren van effectieve, gebruiksvriendelijke digitale oplossingen, presenteren we onze Smart Forms. Met deze krachtige tool kunt u formulieren op maat maken, die naadloos in elk bedrijfsproces kunnen worden geïntegreerd, of het nu gaat om een onboardingprocedure, de voorbereiding van een juridisch dossier of een vastgoedtransactie. Onze formulieren kunnen de vorm aannemen van contracten, beleidsregels, vragenlijsten en meer.
Kenmerken
Geavanceerde velden
In een tijdperk waarin informatie van het grootste belang is, bieden onze Smart Forms een uitgebreide variëteit aan veldtypes, die verder gaan dan de basis. We ondersteunen complexe velden zoals IBAN- & BIC-nummer, geografisch adres, bestandsinvoegtoepassing, digitale handtekeningenblok en nog veel meer. Met onze tool kun je je formulieren nauwkeurig aanpassen, zodat je de benodigde informatie op de meest efficiënte manier verzamelt.
Weergave op basis van conditionaliteit
Onze tool heeft ook een unieke functie “weergave op basis van conditionaliteit”. Hiermee kun je dynamische, interactieve formulieren maken door voorwaardelijke regels te gebruiken om velden te tonen of te verbergen op basis van de antwoorden of gegevens van je klanten. Deze functie maakt je formulieren niet alleen efficiënter, maar ook makkelijker in te vullen voor je klanten, doordat alleen de relevante velden worden getoond.
Gegevens beheren
Gegevensbeheer is nog nooit zo eenvoudig geweest met onze functie Smart Forms. U kunt reacties eenvoudig online bekijken of een set downloaden als spreadsheet, waardoor het verzamelen van formulieren en de ingevulde data een moeiteloze taak wordt. Ons doel is om u te helpen focussen op wat echt belangrijk is: strategische, data-gestuurde beslissingen nemen.
Combineer meerdere Functionaliteiten voor Optimale Prestaties
Ervaar de kracht van onze tools in perfecte harmonie. De functie Smart Forms integreert feilloos met andere functionaliteiten voor een uitzonderlijke, uitgebreide ervaring.
-
Communicatie: hiermee kunt u de huisstijl van uw bedrijf toepassen op elk formulier dat u verstuurt, zodat u verzekerd bent van een professionele en uniforme presentatie die aansluit bij uw bedrijfsidentiteit. Met onze tool is elk formulier niet alleen functioneel, maar ook visueel aantrekkelijk en weerspiegelt het de stijl en het ethos van uw bedrijf. Meer lezen
-
Gegevensextractie: Deze functie voegt een extra precisielaag toe aan het proces. Het haalt automatisch gegevens uit aangeleverde documenten zoals rijbewijzen en verwerkt deze informatie in je formulieren. Deze functie zorgt ervoor dat de gegevens die u verzamelt niet alleen nauwkeurig zijn, maar ook gevalideerd, waardoor de algehele betrouwbaarheid en efficiëntie van uw processen worden verbeterd. Meer lezen
-
Digitale handtekening: Onze elektronische handtekening maakt de workflow compleet en stelt eindgebruikers in staat om formulieren direct na voltooiing elektronisch te ondertekenen. Deze functie stroomlijnt de laatste stap van elke juridische workflow en levert een keurig ondertekend, digitaal document op, klaar voor opslag of verdere verwerking. Meer lezen
Use cases
Job Talent is een Belgisch uitzendkantoor dat voor bedrijven op zoek gaat naar werknemers tot en met bachelorniveau. Wekelijks helpt Job Talent meer dan 250 bedrijven en 1000 uitzendkrachten door te zorgen voor de ideale match en persoonlijke opvolging. Job Talent is opgericht in 2010 en heeft 74 medewerkers. De laatste jaren is de administratieve druk op uitzendorganisaties enorm toegenomen. Vanwege nieuwe, vaak complexe wet- en regelgeving en uitgebreide interne processen en procedures moeten zij een veelheid aan gegevens verzamelen, valideren en verifiëren voor een grote verscheidenheid aan documenten en formulieren, waaronder arbeidsovereenkomsten, loonstrookjes en identiteitsverificaties. Deze informatie is vaak gefragmenteerd binnen de organisatie aanwezig en wordt in verschillende formaten aangeboden. Bovendien moet de informatie zeer nauwkeurig worden verwerkt, aangezien het om (gevoelige) persoonsgegevens gaat van medewerkers, klanten en gebruikers. Job Talent was daarom actief op zoek naar oplossingen om haar administratieve processen te automatiseren, repetitieve taken te elimineren, de productiviteit te verhogen en de kwaliteit en nauwkeurigheid van de gegevensverwerking te verbeteren. Jela Desfossés is HQ Manager binnen Job Talent. Zij coördineert de administratie, opleidingen, digitalisatie & IT en zij ondersteunt de HR-afdeling, onder meer op het gebied van sociale wetgeving en bij administratieve uitdagingen. Desfossés: “Via een van onze leveranciers kwam ik in contact met CheckHub. Ik zag een demo van het systeem dat zij ontwikkeld hadden en vond dit direct zeer interessant. Het was mij onmiddellijk duidelijk dat CheckHub ons zou kunnen helpen de papieren rompslomp te verminderen. Voordat we CheckHub gebruikten moesten kandidaten en uitzendkrachten vaak naar ons kantoor komen om documenten te tekenen. Maar niet iedereen kan zomaar langskomen. Mensen hebben drukke agenda’s, dus dat werkte lang niet altijd snel en efficiënt. Bovendien moest al die papieren informatie ergens opgeslagen worden en dan wel zodanig dat we het snel zouden kunnen terugvinden. Het was een behoorlijke uitdaging en zeer bewerkelijk om van alle kandidaten en uitzendkrachten complete files aan te leggen en in stand te houden. De business case voor digitalisering van het hele traject was dus eenvoudig te maken. Nadat ik goedkeuring van de board kreeg voor dit project ben ik direct van start gegaan.” De implementatie van CheckHub ging voorspoedig. Desfossés: “Binnen een paar uur was het systeem up & running. Uiteraard moesten we bepaalde zaken aanpassen, zodat alle documenten de Job Talent look & feel zouden hebben, maar de basisdocumenten hadden we uiteraard al op orde. We konden dus snel van start gaan met onze nieuwe manier van werken.” De uitzendkrachten waren blij met de volledig digitale manier van werken. Desfossés: “Zij hoeven niet voor allerlei administratieve zaken langs te komen bij een van onze vestigingen en kunnen veel zaken gewoon met hun smartphone regelen. Bovendien beschikt Job Talent dankzij CheckHub nu over een volledig digitaal archief, waar ze alle relevante informatie snel en eenvoudig kunnen terugvinden. Dat werkt uiteraard een stuk handiger dan voorheen, toen we allerlei papieren documentatie ontvingen. Voor Job Talent is deze manier van werken veel efficiënter. Bovendien is het onmogelijk om zaken te vergeten. De workflows in het systeem dwingen je om bepaalde zaken correct en volledig in te vullen of af te handelen. Ook stuurt het systeem automatisch herinneringen als zaken ontbreken. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van onze dienstverlening.“ Desfossés is bovendien erg blij met de milieuwinst die het gebruik van CheckHub oplevert. Desfossés: “We werken nu bijna volledig paperless. Dat scheelt een enorme hoeveelheid papier! Het is geweldig om op die manier met Job Talent ook een bijdrage te kunnen leveren aan een beter milieu!”
« Met een paar klikken konden we de intenties van onze werknemers om deel te nemen aan de staking registeren en de geplande werkuren voor de dag van de staking verzamelen. Dit was een zeer waardevolle tijdsbesparing. »
« Met meer dan 1 miljoen documenten per jaar, kunnen we wel stellen dat het organiseren van documenten van uitzendkrachten en medewerkers een zeer belangrijk proces is voor onze organisatie. Met dank aan CheckHub hebben we enorme resultaten geboekt op het gebied van kosten- en tijdbesparing. Het tijdbesparen staat gelijk aan 50% per jaar of vanaf 0,5 tot 2 uur besteed per consultant per week. Meer tijd, minder uitgaves, kosten en menselijke fouten. Een geweldig resultaat. »
Een oplossing op maat
Wilt u meer weten over hoe CheckHub een revolutie teweeg kan brengen in de manier waarop uw team werkt? Bent u op zoek naar een oplossing voor document-uitwisseling bij onboarding en een pakket op maat om de voordelen voor uw organisatie te maximaliseren? Neem contact met ons op voor een offerte op uw maat.