Meer efficiënte vaccinatiecentra
Dossiers personeel voor vaccinatiecentra worden efficiënt afgehandeld via het digitale platform van CheckHub
Iets maar dan een maand geleden kregen wij de vraag van onze klant Randstad Group Belgium of het CheckHub platform dat zij gebruiken voor het inzamelen, valideren en verwerken van de documenten van hun uitzendkrachten, ook konden inzetten voor het personeel van de vaccinatiecentra. Randstad werd immers ingeschakeld voor de rekrutering van uitzendkrachten, freelancers en vrijwilligers, voornameijk als verpleegkundigen, voor deze centra.
Het platform stond klaar voor Randstad in minder dan twee dagen
In twee dagen tijd heeft CheckHub voor Randstad een nieuwe account aangemaakt en de instellingen van het platform aangepast om dit mogelijk te maken. Eerst voor het vaccinatiecentrum ELZ Gent, sindsdien volgenden al 10 andere centra.
De consultants van Randstad laden dagelijks een lijst van kandidaten op in het CheckHub platform. Dit platform zorgt er dan voor dat via een geautomatiseerd proces alle nodige documenten van de uitzendkrachten, vrijwilligers en freelancers worden opgevraagd.
Alles kan in één minuut via Smartphone afgewerkt worden
De kandidaten ontvangen een gepersonaliseerde email of SMS. Deze bevat een beveiligde link die de kandidaten brengt naar hun portal waar ze heel eenvoudig de vereiste documenten kunnen opladen en ondertekenen. Het proces is volledig afgestemd om perfect te werken op een Smartphone. De kandidaat kan een document tijdens het oplaadproces gewoon fotograferen via de Smartphone zelf en deze wordt automatisch opgeladen, gevalideerd en opgeslagen. Ook documenten die moeten ondertekend worden, kunnen op de Smartphone met een handtekening met de vinger – zoals we allemaal hebben geleerd tijdens de Corona periode als we moesten aftekenen voor bestelde pakjes – heel eenvoudig ondertekend worden.
De documenten die nodig zijn om een dossier van een kandidaat te vervolledigen zijn o.a. een identiteitskaart, een diploma, een visum, een gezondheidsbeoordeling en een bewijs van ancienniteit. Verklaringen op eer dat iemand reeds een vaccin heeft gekregen tegen Hepatitis B staan reeds klaar om gewoon getekend te worden.
Gebruiksgemak voor de eindgebruiker staat voor ons altijd voorop
Peter Van Heeke, CEO van CheckHub verduidelijkt: “ Wij willen met ons online CheckHub platform onze klanten helpen om efficiënt en volledig digitaal de documenten die ze nodig hebben van het personeel dat ze willen plaatsen, in te zamelen. Maar nog belangrijker voor ons is dat we dit aanbieden aan de eindgebruikers, in dit geval de uitzendkrachten, freelancers en vrijwillgers, op eeen manier die zo gemakkelijk mogelijk is voor hen. Ze krijgen een berichtje op hun Smartphone, klikken op de link en nemen een foto van hun identiteitskaart en diploma, zetten met hun vinger een handtekening op de verklaring op eer en hun dossier is klaar. We zijn er trouwens heel trots op dat we dit voor Randstad op enkele dagen konden klaar zetten. Snelheid is nu nog meer dan anders, enorm belangrijk.”
Honderden kandidaten vervolledigden hun dossier via deze makkelijke online tool.
Ondertussen wordt het personeel voor al meer dan 10 centra op deze manier benaderd. Voor Randstad betekent dit een heel grote besparing en tijdswinst. Want de documenten komen niet alleen digitaal binnen, ze worden ook automatisch gevalideerd (gecheckt of ze geldig en OK zijn) en automatisch verder verwerkt. Dit wil o.a. zeggen dat de opgeladen foto’s van bijvoorbeeld de verschillende pagina’s van een diploma automatisch worden samengevoegd tot één document. Dat wordt dan geconverteerd naar PDF en we zorgen voor een automatische naamgeving van het document volgens de standaard die de klant gebruikt. Een paperless en automatisch proces van A to Z en op het einde zijn alle documenten perfect afgewerkt en in het dossier aanwezig.
Bovendien is het CheckHub platform perfect aangepast om alle vertrouwelijke data van de kandidaten veilig te verwerken en worden deze ten allen tijde verwerkt rekening houdend met de wetgeving rond de behandeling van persoonlijke data (GDPR).