Een tijdsbesparing van 60% en een compleet digitaal archief voor ASAP HR Group.

ASAP HR Group was een van de eerste uitzendbedrijven die aan het begin van 2021 de integratie van PratoFlex – CheckHub heeft aangenomen. Het is met veel plezier dat Joeri Schutters, IT-manager bij ASAP HR Group, zijn ervaring en perspectief over deze oplossing wil delen.

Hallo Joeri! Waarom zocht je eigenlijk naar een platform om documenten digitaal te verzamelen?

Voordat we bij jullie kwamen, hadden we een situatie waarin formulieren zoals intentieverklaringen en registratieformulieren nog steeds op papier werden afgedrukt en ingevuld. Deze werden vervolgens gescand door de consultant en via e-mail naar de mailbox van de consultant gestuurd. Daarna moesten deze documenten nog handmatig in PratoFlex worden opgeslagen. Een consultant besteedde ongeveer tien minuten aan elk document, wat veel heen en weer lopen tussen printers en scanners met zich meebracht.

Bovendien vroegen we ook veel andere documenten van onze uitzendkrachten, zoals bepaalde certificaten, identificatiedocumenten en andere attesten. Hetzelfde tijdrovende handmatige papieren proces was hier ook van toepassing. Bovendien hadden we absoluut geen controle over de kwaliteit van de ingediende documenten. Was een rijbewijs inderdaad een rijbewijs? Was dit document nog geldig en leesbaar? Was een specifiek certificaat het juiste document? Bovendien werden deze documenten vaak verkeerd opgeslagen en geclassificeerd. Er werd geen vaste naamgevingsconventie gebruikt om documenten eenvoudig te kunnen vinden.

Daarom begonnen we op zoek te gaan naar een oplossing die onze consultants veel tijd zou besparen en ons meer zekerheid zou bieden dat we de juiste documenten en een compleet dossier voor alle uitzendkrachten in ons systeem hadden. De combinatie van CheckHub geïntegreerd met PratoFlex bood ons het ideale platform hiervoor. Het feit dat de gebruikerservaring voor zowel consultants als vooral uitzendkrachten aanzienlijk verbeterde, was ook een zeer positieve ontwikkeling.

Natuurlijk begon het allemaal met het opzetten van je account op het CheckHub-platform om aan de slag te gaan. Hoe heb je het voorbereidings- en opstartproces ervaren?

Als een van de eerste klanten voor deze integratie met ASAP hebben we de weg geëffend. CheckHub was een van de eerste integraties die gebruikmaakte van de nieuwe API bij Prato. We hebben pionierswerk verricht waar andere klanten nu van profiteren. Gelukkig was het CheckHub-platform al operationeel en waren de API-documentatie en standaarden erg goed en professioneel, dus dit proces kostte niet te veel tijd. Omdat de API-integratie tussen PratoFlex en CheckHub echter nog niet beschikbaar was, moesten we veel input leveren om de meest efficiënte stroom te schetsen, de juiste triggers te bepalen en specificeren waar (en voor hoe lang) bepaalde documenten bewaard moesten blijven.

Voor de opzet van het account zelf hadden we een aftrapgesprek met jou van minder dan een uur om de beste opzet voor ons te bespreken. Daarna was het voor ons eenvoudig om je de juiste documenten die we gebruikten te sturen, samen met de teksten en andere informatie voor het platform. Een paar dagen later was alles klaar en konden we beginnen met testen.

Als er een probleem is of een specifieke aanpassing nodig is, hoe ervaren jij en je collega’s de klantenservice en het serviceniveau?

Ik denk niet dat er tot nu toe echte problemen zijn geweest. Bijvoorbeeld, voor zover ik weet, is er nooit downtime geweest op je platform. Mijn collega’s vertellen me dat reacties zeer snel zijn wanneer een specifieke aanpassing nodig is. De reactie komt meestal op dezelfde dag. Je bent zeer toegankelijk en oplossingen worden efficiënt geleverd.

De opzet van de PratoFlex – CheckHub-integratie is goed gedaan, en het is eenvoudig en flexibel om nieuwe zaken toe te voegen, zoals nieuwe documenttypen of formulieren die we in dezelfde stroom met de uitzendkrachten willen afhandelen. Onze gebruikers kunnen inloggen op je platform om bepaalde wijzigingen zelf aan te brengen.

En misschien wel de belangrijkste vraag om te stellen: wat zijn de belangrijkste voordelen die je tot nu toe hebt kunnen behalen dankzij de PratoFlex – CheckHub-integratie?

Het meest meetbare resultaat is de tijdsbesparing die we nu hebben tijdens registraties. Dit is ongeveer 60%. Hierdoor kunnen onze consultants veel meer tijd besteden aan het correct matchen en plaatsen van kandidaten, waardoor onze klanten tevredener zijn. Bovendien zijn onze dossiers veel completer. Zonder extra tijd of moeite te investeren, hebben we een veel completer digitaal archief. Dit geeft veel zekerheid op het gebied van naleving, en als er bijvoorbeeld ooit een controle is om te controleren of we alle juiste documenten voor alle kandidaten hebben en de nodige controles hebben uitgevoerd, dan zijn we daar nu (tijdig) compleet in.

Vanaf het begin zijn de consultants erg blij dat de hele administratieve last van het afhandelen van documenten van hen is weggenomen. Bovendien verliep de overgang zeer soepel. Er was weinig aanpassing nodig, en de consultants konden naadloos blijven werken vanuit PratoFlex. De enige handmatige taak die ze nu moeten uitvoeren, is het aanvinken van een vakje naast de vereiste documenten, en vanaf daar is het proces volledig automatisch. Aan het einde van dit proces bevinden de juiste documenten met de juiste namen zich in de juiste mappen in PratoFlex.

Een idee ter verbetering is dat hoewel alles nu in PratoFlex staat, we geen overzicht (zoals een dashboard) hebben van welke documenten op welk moment zijn aangevraagd. In de integratie die we met CheckHub hebben gemaakt via ons ATS (ja, we zijn inderdaad nog

een stap verder gegaan en hebben CheckHub geïntegreerd met ons ATS om de efficiëntie te maximaliseren), is bijvoorbeeld een dergelijk dashboard ingebouwd, waardoor consultants in één oogopslag kunnen zien wat is aangevraagd en geleverd.

Eén ding dat ik zeker wil noemen, is dat de mogelijkheid om documenten automatisch te valideren via het CheckHub-platform een van de belangrijkste elementen is waarmee we de efficiëntie en tijdsbesparingen hebben kunnen realiseren waar we het eerder over hadden. Het feit dat we nu zeker weten dat een ingediend certificaat, rijbewijs, identiteitskaart… inderdaad het juiste, geldige en leesbare document is, maakt het proces veel gemakkelijker voor de consultant. Bovendien is onze gegevenskwaliteit sterk verbeterd, en we bevinden ons nu ook in een veel betere juridische positie omdat onze dossiers nu (tijdig) compleet zijn.